Ao gerenciarmos uma unidade de serviço temos o objetivo de obter produtividade e harmonia no ambiente de trabalho, garantindo a todos os envolvidos no processo a segurança de que, o direcionamento do serviço está trilhando caminhos exatos.
Dentro de uma instituição hospitalar os materiais consignados, em especial os que são chamados de OPME (órtese, prótese e materiais especiais) representam um alto custo dos gastos hospitalares. A grande diversidade e o elevado custo requer uma gestão segura e racional.
Por isso, os objetivos de uma instituição hospitalar na gestão de OPME devem ser: Segurança do paciente, Eficiência operacional, Redução de desperdício e variabilidade, Relações comerciais e técnicas harmoniosas, Oferecer uma boa relação custo benefício para os materiais, Eliminação do risco de glosas/atrasos no faturamento, Inspirar confiança e resolubilidade, e com certeza Ser uma instituição economicamente viável.
Os dispositivos médicos hospitalários (OPME) representam uma das áreas mais complexas e incompreendidas no mundo da saúde, onde cada grupo possui determinadas características, como preço, giro, data de validade, prazos de entrega, dentre outras. Tornando estes um desempenho preponderante na balança das contas hospitalares, levando o serviço de suprimentos a manter todos os itens de OPME em uma proporção adequada de utilização.
Um dos interesses da Gerência de Suprimentos é evitar a falta de materiais quando solicitados, bem como manter um estoque mínimo dentro da organização, uma vez que os materiais especiais demandam um alto fluxo de caixa.
Outra grande preocupação da Gerencia de Suprimentos é com a logística praticada pelos distribuidores desses materiais, que por vezes compromete todo o plano de abastecimento, gerando insatisfação dos clientes internos: médicos, gerentes de unidades, coordenadores e a alta direção, bem como dos clientes externos: pacientes e as operadoras de saúde.
O Serviço de Suprimento Hospitalar deve ter uma variedade de fornecedores cadastrados em seu sistema, aqueles que atendam de maneira rápida a solicitação do OPME e que dê prazos para pagamento, visto que a conta hospitalar em que aquele material está incluso será somente pago pela operadora de saúde possivelmente no mês seguinte, quando fechar a competência do faturamento.
Há também a necessidade da implantação de rígidos controles no uso, porque pode haver uma tendência a consumir mais, determinado item, somente porque o mesmo está disponível ao uso. Entretanto há necessidade de várias marcas com disponibilidade de consignação de materiais especiais.
O gestor do Serviço de Suprimento necessita ter certo conhecimento de mercado, por maior que seja o seu grau de formação acadêmica, pois negociar é trabalhar com expectativas, preços praticados pelo mercado, qualidade e prazos de entrega.
Diversos recursos proporcionam a otimização dos resultados ao Serviço de Suprimento, tais como o cadastro de requisições praticadas pelas unidades de serviços, a organização dessas requisições para uma melhor compra, a confecção de planilhas comparativas de preços, realização e envio de cotações para os fornecedores, análise da melhor cotação por produto ou por fornecedor, avaliando neste item o preço e qualidade.
Portanto, é também importe trabalhar com um sistema de informação adequado e de confiança, permitindo a monitoração e integração de todo o fluxo, inclusive dispondo de instrumentos de apoio aos gestores, como os relatórios gerenciais. Uma vez que a eficiência no gerenciamento de todos os materiais especiais é indispensável para manter um estoque em níveis adequados, além de melhorar o planejamento de compras e solicitações de consignação.
Conclui-se que, para obter resultados efetivos na gestão de OPME dentro de uma organização hospitalar é necessário que haja uma equipe especializada, multidisciplinar, com conhecimento administrativo e técnico sobre os produtos a serem utilizados. Assim, o processo terá abrangência necessária: compatibilidade dos produtos com os procedimentos, escolhas de produtos similares nos quesitos de qualidade e funcionalidade; informações estas que darão maior coerência técnica nas negociações, procedendo em diminuição dos custos, maior transparência e otimização do processo.
Enfº Amarildo Cunha
MBA em Gestão de Saúde e Administração Hospitalar
Executivo de Vendas de Produtos Médicos Hospitalares
